Objectif : Assurer une sélection rigoureuse et éthique des membres du réseau, garantissant l’engagement en faveur de l’environnement, de l’éthique et de la qualité des entreprises affiliées.
1. Identification et sollicitation
Identification proactive des entreprises potentielles ou sollicitation de candidatures par des entreprises tierces.
2. Recherches documentaires
En préparation d’un entretien avec le prospect, l’équipe du Club effectue des recherches approfondies sur l’entreprise à l’aide d’au moins trois sources fiables distinctes, y compris des contacts directs pertinents ayant une connaissance de l’entreprise ou du domaine (par exemple membres actuels du Club). Elle porte une attention particulière à la presse, la réputation de la marque et les plaintes éventuelles contre cette marque, les avis des consommateurs.
3. Premier entretien
Rencontre avec l’entreprise pour discuter de ses attentes , ses engagements en matière de durabilité et présenter le fonctionnement du Club, les synergies possibles au sein du club et avec HOP. 30min à 1h, en présentiel ou visio. Clarification des questions ou des préoccupations éventuelles suite aux recherches documentaires.
4. Demande de Rédaction d’une Fiche de candidature et validation du montant de cotisation
A la suite de l’entretien, si celui-ci est positif, l’entreprise est invitée à soumettre une fiche de candidature détaillée comprenant ses informations administratives, sa politique durabilité, et ses attentes et engagements envers le Club. Cette étape sert à valider la motivation et l’engagement du prospect.
5. Réalisation par Florent d’un SWOT sur la candidature du prospect à partir des éléments précédents (fiche de candidature + entretien/échanges + recherches documentaires)
6. Process “fact-checker” : point intermédiaire de l’équipe du Club avec des référents HOP
Avant le lancement de la procédure de consultation, validation de la pertinence de la candidature auprès de référents à partir du SWOT + fiche de candidature (+ échanges complémentaires si besoin) - délai de 3 jours : Si TPE / PE / petite ME : Nicolas Bayart (RAFF) Si grande PME / ETI / grand groupe : Laetitia Vasseur (DG) Cette étape sert à éviter d’oublier certains angles morts, ou points de vigilance éventuels.
7. Procédure de consultation des Membres Actuels et du Conseil d’Administration
Lancement d’une procédure de consultation, avec des sondages (favorable/défavorable/commentaire), délai d’une semaine : Membres actuels du Club pour avis : fiche de candidature + paragraphe de présentation synthétique Conseil d’administration de HOP pour décision : fiche de candidature + paragraphe de présentation synthétique + SWOT. Majorité absolue (silence vaut acceptation).
8. Adhésion et Signature d’une Convention
En approbation par les instances consultées, l’entreprise candidate est invitée à adhérer au réseau. L’adhésion implique la signature d’une convention et le paiement de la cotisation annuelle (au prorata des mois restants en cas d’adhésion en cours d’année). Un justificatif est demandé par le Raff qui s’assure du suivi des facturation, paiement, relances, et reconduction annuelle. La convention engage l’entreprise à respecter un engagement en faveur de la durabilité. “Durabilité programmée anime le Club de la Durabilité (www.clubdeladurabilite.fr). Pour allier écologie et économie, répondre à la demande de plus en plus forte des citoyens qui aspirent à des produits durables et réparables et optimiser les ressources, les entreprises doivent être outillées et nombreuses à proposer des biens et services qui répondent à une logique circulaire: des produits conçus pour durer, qui pourront être donnés, loués, reconditionnés ou réparés,avec des pièces détachées disponibles et une expertise accessible. Pour rencontrer les impacts écologiques positifs souhaités, l’économie des produits durables doit se généraliser.Le programme du Club de la Durabilité désigne une offre de services auxquels les structures Membres adhèrent sur des périodes renouvelables, et ne constitue en aucun cas une association créée de fait entre les bénéficiaires des services proposés par la Société.” “Le Membre s’engage à faire bénéficier les autres structures membres du Club de la Durabilité, de son expertise et de son expérience. A cette fin, le Membre communiquera au Prestataire ses bonnes pratiques et ses informations et connaissances non confidentielles entrant dans le champ d’action du Club de la Durabilité, afin que le Prestataire puisse les partager aux autres membres adhérant au programme du Club.” “La présente Convention pourra être résiliée avant le terme du contrat, de plein droit, par l’une des Parties en cas de mauvaise exécution ou d’inexécution par l’autre Partie d’une ou plusieurs des obligations dont elle est débitrice aux termes des présentes, sans qu’aucune indemnité ne puisse être réclamée par la Partie fautive.”
9. Garde-fou : grille d’exclusion automatique
Il est prévu l’exclusion automatique en cas d’ouverture de plainte ou de condamnation relative aux écocides, à l’inaction climatique ou aux atteintes aux droits humains (ou assimilé) dans les cinq dernières années minimum.
10. Suivi et Contrôle
Le respect des engagements pris par les entreprises membres est régulièrement suivi et contrôlé, grâce à une veille minutieuse des actualités des membres (google alerte, réseaux sociaux), pour assurer le maintien des normes éthiques et qualitatives. Toute partie prenante peut effectuer un signalement si elle perçoit un risque de non-respect de ses engagements par le membre.
Note : Cette procédure vise à garantir la sélection de membres engagés et responsables, favorisant ainsi la pérennité des objectifs environnementaux et éthiques du réseau.